Política de Tratamiento de Datos Personales - Centro Educativo Juan Carlos Garzón

CONTENIDO

Objetivo de la Política de Tratamiento
Definiciones para efectos de la Política de Tratamiento
Principios para el Tratamiento de los Datos Personales
Autorización
Uso y finalidad del Tratamiento
Procedimientos para el Tratamiento de los Datos Personales
Información y mecanismos dispuestos por el colegio como Responsable del Tratamiento
Área responsable del Tratamiento de Datos Personales
Derechos del Titular de los Datos Personales
Deberes del Responsable del Tratamiento
Vigencia de la política de Tratamiento y de las Bases de Datos.
Otras disposiciones

OBJETIVO DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que el CENTRO EDUCATIVO JUAN CARLOS GARZON (en adelante “COLEGIO JUAN CARLOS GARZON” o el “Colegio”), realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.

En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales el Colegio realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con el Colegio, incluyéndolo a usted, a los Estudiantes, Empleados o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.

DEFINICIONES

Para la interpretación de esta Política, se tendrán en cuenta las definiciones que se dan a continuación:

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales al Colegio.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, el Colegio
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Colegio como Responsable de los datos
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Datos públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, do0cumentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por el Colegio de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio al Colegio en virtud de una relación contractual/obligacional.
Transferencia: Se refiere al envío por parte del Colegio como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

-Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 en una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en la presente política.

–Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a las finalidades legítimas que se consagran en esta Política, la cual debe ser informada al Titular.

–Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán Obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

–Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

-Principio de transparencia: En el tratamiento se garantizara el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan.

-Principio de transparencia: En el Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

-Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulterio, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

-Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

AUTORIZACION

El CENTRO EDUCATIVO JUAN CARLOS GARZON requiere obtener el consentimiento libre, previo y expreso por parte de los titulares para poder realizar tratamiento a sus datos personales. Para este fin, el colegio debe disponer de los mecanismos necesarios para obtener esta autorización de los Titulares, garantizando en todo momento su verificación.

La autorización por parte del Titular puede realizarse en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico, tecnológico o procedimental a través del cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse producido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en las bases de datos.

A partir de la fecha el colegio, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitara una autorización a los Titulares, informando sobre las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.

5. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

El Colegio reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con el Colegio.

En virtud de la relación que se establezca entre usted y el Colegio, éste recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Los datos personales son utilizados para:

Ejecución del contrato suscrito con el Colegio.
Pago de obligaciones contractuales.
Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
Soporte en procesos de auditoria externa/interna.
Envío/Recepción de mensajes con informativos a los Estudiantes, sus padres/acudientes en la base de datos del Colegio.
Registro de la información de los Estudiantes, sus padres/acudientes en la base de datos del Colegio.
Registro de la información de los Empleados en la base de datos del Colegio.
Registro de la información de los Proveedores en la base de datos del Colegio.
Contacto con Estudiantes, sus Padres/Acudientes, Empleados o Proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde al Colegio.
Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
Recolección de datos para enviar a las instituciones, entidades o personas naturales o jurídicas responsables de Salidas Pedagógicas, Culturales, Viajes dentro y fuera de Colombia y Convivencias escolares.
Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y el Colegio.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera del Colegio salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (v) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

El Colegio podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

El colegio dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por ejemplo: nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, datos de su núcleo familiar, datos de formación académica, entre otros. Lo anterior se justifica pues el COLEGIO JUAN CARLOS GARZON tiene como objeto social principal la pedagogía y educación en educación preescolar, básica primaria y secundaria, educación media técnica. Por esta razón, el colegio obtiene datos personales de sus contratistas, proveedores, clientes, empleados, entre otros.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos del Colegio o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

Usted autoriza expresa, informada y específicamente al Colegio para realizar el tratamiento de los datos sensibles a que hubiere lugar y que usted suministre libremente. Tenga en cuenta que cuando el tratamiento de datos sensibles sea necesario para la realización de una finalidad específica diferente de las relacionadas en esta Política, el Colegio le informará de forma previa y explícita qué datos son sensibles y la finalidad de su tratamiento. El Colegio tiene una política de tratamiento de datos sensibles: ninguno de los servicios que usted pueda obtener por parte del Colegio será condicionada al suministro de datos sensibles. Le recordamos que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. Sin embargo, en la medida en que el conocimiento de dichos datos sea necesario para la prestación de nuestros servicios como institución educativa, si usted decide no autorizar su tratamiento, el Colegio se verá obligado a no prestar dicho servicio.

Por otro lado, el Colegio podrá realizar el tratamiento de datos personales cuyos titulares sean niños o adolescentes menores de edad, en cuyo caso, el Colegio velará por el uso adecuado de sus datos personales, y sólo realizará el tratamiento respetando el interés superior del menor y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales, obteniendo la autorización del representante legal del menor, previa opinión del mismo, la cual será valorada de conformidad con su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El Colegio realiza la recolección de los Datos Personales a través de los documentos requeridos para la vinculación de estudiantes, clientes, vinculación de proveedores, centrales de riesgos; para empleados hojas de vida, referencias laborales y documentos necesarios para la vinculación a la seguridad social entre otros.

Procedimiento para conocer la información.

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, El Colegio determina que el procedimiento para conocer la información que esta posee del Titular en sus bases de datos, es el siguiente:

Quien desee conocer la información que el Colegio almacena en sus bases de datos, deberá enviar una comunicación a la dirección de Calle 101 No 24 – 104, Barrio Compartir o al correo electrónico secretariacali.garzon@gmail.com, en el cual manifieste su intención de conocer la información que sobre el Titular se encuentra en las bases de datos del Colegio., y en la cual informe una dirección o correo electrónico en el cual se le pueda dar respuesta.

Esta comunicación deberá estar suscrita por (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; o (iv) por estipulación a favor de otro o para otro (en adelante y en conjunto los “Interesados”.

El Área Responsable dará respuesta al Titular o Interesado, en un término máximo de quince días (15) hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, al correo electrónico o dirección física que haya especificado en la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al Titular o al Interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, caso en el cual el tiempo de respuesta se extenderá en cinco días hábiles adicionales.

La consulta de la información por parte del Titular o Interesado será gratuita, siempre y cuando sea (i) máximo una vez cada mes calendario, o (ii) se realice con motivo de una modificación sustancial de la presente Política. En caso de que la consulta se haga con una periodicidad mayor a la establecida, el Colegio podrá cobrar al Titular o Interesado los gastos de envió, reproducción y, en su caso, certificación de documentos, en que haya incurrido para el efecto.

Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir la información – Atención de reclamos.

Los Titulares de los Datos Personales o los demás Interesados, podrán en todo momento, solicitar a el Colegio la actualización, rectificación o supresión de sus datos y/o revocar la autorización del tratamiento por parte del colegio de los mismos, mediante la presentación de un reclamo a la dirección Calle 101 No 24 – 104, Barrio Compartir o al correo electrónico secretariacali.garzon@gmail.com, en el cual se indiquen los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o correo electrónico en el que se debe dar respuesta, y los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al solicitante.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El termino máximo para atender el reclamo será para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informara al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual con el Colegio.

7. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR EL CENTRO EDUCATIVO JUAN CARLOS GARZON COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

RAZON SOCIAL	CENTRO EDUCATIVO JUAN CARLOS GARZON
NIT	900531972-8
DOMICILIO	CALI
DIRECCION	CALLE 101 No 24 – 104, BARRIO COMPARTIR
TELEFONO	4200775
AREA ENCARGADA	AREA ADMINISTRATIVA
CORREO ELECTRONICO	secretariacali.garzon@gmail.com

8. AREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Departamento Comercial será el área encargada de recibir las solicitudes, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales o demás interesados. Esta área se encargara de realizar el manejo interno que sea necesario a efectos de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato o los demás Interesados.

En todo tiempo el Titular o los Interesados pueden contactarse con estas áreas para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización.

9. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables y/o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe este requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en esta Política y en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por el Titular o cualquiera de los Interesados.

10. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política y en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta, y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento este previamente autorizado.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos del Titular o los Interesados.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar al Titular o a los Interesados, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y Comercio.

11. VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO Y DE LAS BASES DE DATOS

LA PRESENTE Política de Tratamiento de datos Personales del COLEGIO JUAN CARLOS GARZON, rige a partir del 27 Noviembre de 2015 y mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales, comerciales o laborales con el titular, incluido el término requerido para ejecutar la totalidad de las actividades tendientes al cumplimiento de las finalidades del tratamiento.

Igualmente, el tratamiento de los datos Personales por parte del Colegio será efectuado mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales, comerciales o laborales con el Titular, incluido el término requerido para ejecutar la totalidad de las actividades tendientes al cumplimiento de las finalidades del tratamiento.

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimento de una obligación legal o contractual.

12. OTRAS DISPOSICIONES

El Colegio, para el tratamiento de Datos Sensibles, informara a los Titulares de la información (i) que por tratarse de este tipo de datos, no está obligado a autorizar su Tratamiento e (ii) informara cuales datos son sensibles y la finalidad de su Tratamiento.
Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, el colegio responderá y respetara el interés superior de estos y además, asegurara el respeto de sus derechos fundamentales. Adicionalmente, el Colegio solicitara autorización del representante del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales.
El Colegio recolectara, almacenara, usara o circulara los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario.

La presente política rige a partir del 27 Noviembre de 2015.

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MAURELEN ROCHA

Representante Legal